От 15 минут до конца рабочего времени тт
Порядок действий:
Общие сведения.
Инкассация ТТ производится ежедневно, либо, в исключительных случаях, по специально назначенному графику отделом эквайринга и инкассации.
График прибытия инкассаторов закреплен за каждой ТТ и может колебаться от — 15 минут до конца рабочего времени ТТ.
- Зайти в меню: ДокументыЖурнал общийзакладка Препроводительная ведомостьнажать кнопку Новый.
- В появившейся информационной таблице посмотреть суммы ДС для вложения в инкассаторскую сумку (указаны в строке «Итого в сумку»), и проверить фактическое наличие ДС в указанном объеме по каждой кассе.
Поэтому в информационной таблице формируются суммы, которые полностью подлежат инкассации.
Так же, если же на ТТ установлен платежный терминал с ФР, то необходимо предварительно провести на терминале операцию «Снятие выручки», и переместить все ДС в сейф.
Данные суммы, будут включены в общую сумму инкассации ТТ.
- Подтвердить суммы ДС, которые будут фактически вкладываться в инкассаторскую сумку из каждой кассы (заполнить все нулевые ячейки в строке «Факт» окрашенные белым цветом). Для этого нужно левой кнопкой мыши два раза кликнуть в необходимую ячейку, в открывшемся окне «Введите сумму инкассации» указать сумму ДС, и нажать кнопку «ОК».
- Если фактическая сумма ДС меньше плановой суммы инкассации, то в появившемся окне необходимо указать фактическую сумму ДС, ниже указать сумму ДС, недостающую до плановой суммы, указать причину неполной сдачи ДС (выбрать из предложенных вариантов), и нажать кнопку «ОК».
- После сбора ДС необходимо открыть созданную ранее информационную таблицу, и перенести заполненную информацию из распечатанной информационной таблицы в информационную таблицу в электронном виде:
- № сумки;
- № ведомости;
- Количество купюр по номиналу;
- Указать свое ФИО в строке «Сотрудник» (отсканировав ШК, или выбрав из списка).
В результате занесения купюр в покупюрную разбивку, ПАК Рарус автоматически распределяет купюры по трем ведомостям, в зависимости от суммы, которую необходимо сдать на тот или иной расчетный счет.
Важно. В том случае, если ПАК Рарус не может распределить внесенное количество купюр, программа выдаст информационное сообщение, о необходимости разменять одну из купюр, определенного номинала (которая находится в сумке) на купюры меньшего номинала.
Препроводительная ведомость к сумке. ОКУД 0402300. Образец, бланк 2024-2022
- 1-ый бланк (ведомость к сумке) – три экземпляра вкладываются в сумку/пакет (в специальный карман);
- 2-ой бланк (накладная к сумке) – три экземпляра передаются инкассаторам;
- 3-ий бланк (квитанция к сумке) – три экземпляра с подписью и печатью инкассатора остаются на ТТ.
Сколько экземпляров имеет ведомость
Ведомость пишется в трех экземплярах (под ними подразумевается сама ведомость, накладная и квитанция):
- первый из которых кладется вместе с деньгами в инкассаторский чемоданчик,
- второй передается работнику кредитной организации (он должен быть обязательно завизирован печатью инкассатора),
- третий остается в бухгалтерии компании, которая переправляет деньги из кассы в банк.
Последняя копия должна быть удостоверена автографом инкассатора, в дальнейшем этот документ служит основанием для внесения необходимых сведений в кассовый журнал фирмы.
Следует отметить, что лучше всего ведомость заполнять через специальную копировальную бумагу, в таком случае все экземпляры будут абсолютно идентичны, не говоря уж о том, что это позволит сэкономить некоторое время.
Инкассация нового века – краска вместо пистолета
- информацию о компании и кредитном учреждении, в которое переправляются деньги,
- номера счетов,
- транспортируемую сумму с разбивкой ее по банкнотам,
- источник прихода денежных средств,
- дату перемещения.
Как быть если в документе допущены ошибки
Ведомость относится к документам строгой отчетности, поэтому к ее заполнению нужно относиться крайне скрупулезно, стараясь избегать любых неточностей и ошибок. Исправления в ведомости недопустимы, поэтому, если какие-либо ошибки все же случились, следует оформить новый бланк документа.
Затем заполняется графа «От кого». Здесь указываются реквизиты отправителя денег (если это ответственный сотрудник предприятия, следует внести его должность, фамилию, имя, отчество, а если деньги передаются через инкассатора – то достаточно вписать полное название организации, деньги которой транспортируются).
В графе «Получатель» пишется адресат денежных средств (чаще всего названия в двух вышеуказанных строках совпадают).
В строку под названием «Дебет» вносится номер банковского лицевого счета получателя, в строку «Кредит» — номер его расчетного счета. Чуть ниже указывается ИНН получателя и еще раз номер счета.
- названия банка-вносителя и банка-получателя перевозимой наличности,
- указать их БИК (банковский идентификационный код),
- а также сумму (прописью) и источник, из которого были получены средства.
- сумма (теперь уже цифрой),
- символ поступления (имеется ввиду код источника поступления – при затруднениях по этому параметру можно проконсультироваться у банковского специалиста),
- разбивка суммы в зависимости от кода источника (если деньги были получены разными путями).
На второй стороне бланка ведомости дается опись сдаваемых денежных средств. Здесь расписывается:
В завершение ведомость должна быть подписана всеми ответственными сотрудниками, задействованными в транспортировке денежных средств.
Итоги. Плюсы и минусы инкассации
- безопасность. Инкассаторы отвечают за сохранность ваших денег. Это ответственность подкрепляется бронированным автомобилем и оружием;
- экономия времени. Не надо тратить личное время либо время одного из сотрудников, отправляя его в банк или к банкомату с возможностью самоинкассации;
- инкассаторы привозят деньги в банк и сами зачисляют их на расчетный счет.
- ошибки при заполнении документов;
- приезд инкассаторов в “неудобное” время или опоздание;
- требование к наличию отдельного помещения;
- скорость зачисления средств на счет;
- сложный процесс, удешевление которого происходит за счет дополнительной нагрузки на персонал или за счет удобства.
