Если спросить случайного человека, как выглядит архив, он, скорее всего, скажет что-то вроде: «Это большое помещение с полками, на которых хранятся папки с бумагами». В этом ответе много истины, но — далеко не все.
В этой статье на примере собственного хранилища петербургской компании «Первый Городской Архив» мы расскажем вам, как проводится оснащение архивохранилища и как выглядит это невероятно современное, технологичное место.
Стеллажи и папки
Полки с документами, а точнее стеллажи, в хранилище, действительно, есть. Это современная металлическая мебель, которая рядами стоит вдоль всего зала и поднимается к самому потолку. Металлическую мебель выбирают для того, чтобы защитить бумаги от жучков, которые легко и быстро заводятся в деревянных полках, но не жалуют металл.
На стеллажах размещают документы в папках. Но не просто в папках, каждую из них помещают в короб с крышкой (по несколько дел в один). Это защищает от света, позволяет добиться еще большего порядка и структурированности, легко поддерживать адекватное состояние архива.
Защита от огня
Как известно, самый страшный враг бумаги — огонь. Поэтому защите от пожара в архивохранилище уделяется очень большое внимание:
- установлены высокочувствительные датчики дыма и огня, которые в случае беды сработают максимально быстро;
- современная система пожарной сигнализации мгновенно отправит сигнал как в службу пожарной охраны, так и людям, которые находятся в помещении;
- абсолютно все залы оборудованы автоматическими системами пожаротушения, предназначенными для тушения бумажных носителей (например, залить документы водой или пеной — это однозначно плохая идея).
Климат-контроль
Помимо этого, хранилище оборудовано современной и очень качественной системой климат-контроля, так как бумагу нужно хранить в совершенно определенных условиях. В эту систему входят устройства, контролирующие:
- уровень температуры;
- уровень влажности;
- освещенность — в хранилище должно быть не слишком светло, так как бумаги могут просто выгореть на свету;
- чистоту воздуха и незапыленность.
Охранная сигнализация и система шифровки
Для того, чтобы защитить документы от доступа посторонних, используются следующие методы:
- надежная охранная сигнализация, чтобы никто из чужих не мог проникнуть в помещение;
- система шифровки данных, чтобы даже сотрудники архива, не обладающие специальным ключом-кодом, не могли воспользоваться бумагами;
- списки доступа, чтобы даже сотрудники вашей компании, не включенные в эти списки, не могли получить бумаги.
